Vencimento descoberto tarde demais
A política de segurança venceu há 6 meses e ninguém percebeu, até a primeira pergunta de auditoria. Excel não tem alerta ou rastreio. GovSimplix tem.
Gestão documental
A planilha de vencimentos acabou.
A governança documental começou.
Centralize, responsabilize e ritualize cada documento com owner claro, vigência rastreada, alertas automáticos e cadeia de escalation, para que política nenhuma vença sem ninguém saber.
HomeGestão documental
Biblioteca documental viva
Cada documento, um registro de governança
Política de Segurança da Informação
AderenteSegurançaMaria L.Vigente até 12/2026
Plano de Continuidade de Negócios
Em revisãoContinuidadeCarlos M.Vence em 18 dias
Política de Privacidade
VencidoPrivacidade— Sem ownerVencido há 41 dias
Procedimento de Backup
Em evoluçãoSegurançaJoão P.Revisão prevista
Cobertura documental
74%
Por que sua planilha não é governança
O custo invisível de tratar documento como arquivo de Excel.
Toda organização tem documentos, porém poucas têm governança documental viva. A diferença aparece, sempre, no pior momento.
Documento sem dono é documento órfão
Quem aprovou? Quem deveria revisar? Quem é responsável agora que aquela pessoa saiu? Sem owner formal, cada documento vira um problema de "alguém deveria".
Sem cadeia, sem governança
O responsável não respondeu o pedido de revisão. E agora? Quem é o substituto? Quem é o líder que deve ser acionado? Sem escalation chain formalizada, o controle simplesmente para.
4 pilares da governança documental
O que muda quando documento vira ativo governado.
Quatro promessas operacionais que substituem definitivamente a planilha de controle e o repositório passivo.
CENTRALIZA
Centralização real, não pasta compartilhada
Toda a documentação normativa, evidencial e de assinatura mora em uma biblioteca única. Vinculada a domínio, subdomínio e requisito. Buscável, rastreável, auditável e sem depender de quem fez qual pasta.
RESPONSABILIZA
Owner formal, não responsável presumido
Cada documento tem owner declarado, com aprovador, autor e papéis claros. Quando alguém sai da empresa, a transição de owner acontece de forma controlada, sem documentos órfãos.
ALERTA
Ritos automáticos, não controle manual
Vigência rastreada por documento, alertas de vencimento, ciclos de revisão e reciclagem documental disparados pela própria plataforma. Adeus, planilha de "data de validade".
ESCALA
Cadeia de escalation, não bola dividida
Owner não respondeu? A plataforma sabe quem acionar em seguida: substituto, líder, área responsável. A governança continua avançando mesmo quando uma pessoa não responde.
O antes e o depois
De repositório passivo a operação documental ativa.
Documento como arquivo
Documento como ativo de governança
Pastas em SharePoint, drives e e-mails... cada área do seu jeito.
Biblioteca única vinculada a domínio, subdomínio e requisito.
Planilha manual de validade, atualizada quando alguém lembra.
Vigência por documento com alertas automáticos antes do vencimento.
Owner informal: "acho que era a Maria que cuidava".
Owner formal declarado, com aprovador e cadeia de substituição.
Versões soltas: "v2_final_revisado_VERSAO_BOA.docx".
Versionamento controlado com trilha de aprovação auditável.
Auditoria chega → corrida de 3 semanas montando pasta.
Evidência sempre pronta, vinculada ao requisito que comprova.
Owner não responde → o controle simplesmente para.
Escalation chain ativa: substituto e líder acionados automaticamente.
Aderência binária: "tem" ou "não tem".
Escala de aderência: Inexistente, Parcial, Aderente, Em evolução, Equivalente.
Ciclo de vida documental
Da recepção à reciclagem, o documento sempre em movimento.
Toda peça documental percorre o mesmo ciclo verificável. Sem etapa pulada. Sem etapa esquecida.
Recepção
Documento entra com contexto: domínio, subdomínio e requisito alvo.
Classificação
Tipo definido (política, norma, procedimento, BCP, plano…) e nível de confidencialidade.
Vinculação
Conexão a um requisito real. A peça nunca fica solta no acervo.
Aprovação
Trilha formal com owner, aprovador e assinatura eletrônica embutida.
Vigência
Período de validade declarado e rastreado pela plataforma.
Alerta
Notificações automáticas conforme a data de vencimento se aproxima.
Revisão
Owner é acionado; se não responder, a cadeia de escalation entra em ação.
Reciclagem
Nova versão sobe versionada, antiga arquivada com rastro auditável.
Tipos de documento cobertos
A plataforma trata todas as peças documentais que sustentam governança.
Não importa se é política mestra, plano operacional ou procedimento técnico, pois todos seguem o mesmo método e a mesma trilha.
PolíticasNormasProcedimentosManuaisPadrõesPlanosBCPResposta a IncidentesTemplates proprietários
Aderência além do binário
Cada documento classificado pela aderência real ao requisito.
A GovSimplix não trata documento como presença binária (existe/não existe). Usa uma escala de aderência que reflete a maturidade real da cobertura documental.
Essa leitura mais precisa mostra à liderança não apenas se a empresa "tem" uma polítia, mas se essa política é aderente, viva e sustentável.
Segurança da Informação
InexistentePolítica de Gestão de Patches
Nenhum documento encontrado
— Sem responsável
Não mapeado
Documento não existe. Lacuna crítica para o requisito.
Próximo passo
Veja sua biblioteca documental virar operação viva de governança.
Em uma demo de 30 minutos, mostramos como cada política, norma e procedimento ganha owner, vigência, alerta, escalation e vínculo executivo, sem que sua organização troque de fornecedor a cada etapa.